Las empresas se enfrentan a una competencia global. La rapidez y la ejecución profesional de los proyectos garantizan el éxito. Este artículo analiza cómo la planificación eficiente de recursos respalda la gestión de proyectos.
La planificación de recursos profesional y específica constituye la base para una gestión de proyectos exitosa en el día a día de la empresa.
Las empresas exitosas dependen de una planificación profesional de recursos y de capacidad. El término planificación de recursos, que también se conoce como gestión de recursos, se refiere al cálculo de todos los recursos de un proyecto. El recurso más importante son los empleados. La gestión eficaz de proyectos no puede tener éxito sin empleados flexibles y bien formados.
Si los empleados y gerentes muestran una gran disposición al cambio, se puede responder a los desafíos externos de manera rápida y eficiente. No en vano, el tema de la gestión del cambio está adquiriendo cada vez más importancia para las empresas.
Si se anuncian cambios a corto plazo en términos de capacidades, equipos y necesidades de recursos, se hace evidente qué tan bien posicionada está una empresa en términos de recursos humanos. Las decisiones ágiles implican, además de previsión y conocimientos especializados, sobre todo una planificación profesional e integral de los recursos humanos. Esto afecta a los departamentos de estrategia de recursos humanos, control de recursos humanos y gestión de recursos humanos en su conjunto.
¿Qué se entiende por planificación de recursos?
La gestión de recursos como parte de la gestión de proyectos tiene como objetivo principal optimizar los procesos y garantizar el uso eficiente de todos los empleados y miembros del equipo mediante una planificación específica y medidas claras. Mediante una planificación óptima de los recursos, las empresas pueden calcular de forma eficiente desde el pedido más pequeño hasta el plan de producción completo para un pedido grande. La planificación de recursos en términos de personal y capacidad de trabajo sirve principalmente para cumplir con las obligaciones contractuales asumidas con los clientes en el marco de los proyectos.
Sólo mediante una planificación de recursos bien pensada las empresas pueden:
- Garantizar la eficiencia económica del proceso productivo.
- Trabajar de forma rentable y conforme al contrato
- Garantizar la competitividad y el atractivo de precios en una comparación global.
- Por definición, los recursos humanos generalmente se refieren a la disponibilidad de los miembros de un equipo de proyecto.
Una ventaja importante del cálculo cualificado de los recursos humanos es la elevada transparencia de costes para las empresas. Esto se puede perfeccionar aún más si los costes de personal reales se determinan en el control de personal. Los expertos en registro de jornada laboral e Timenet indican que las aplicaciones de software del departamento de recursos humanos se pueden utilizar para determinar fácilmente los costos de personal o de mano de obra por hora de empleado.
De este modo es posible calcular los costes fijos de un proyecto con gran precisión y sin ningún esfuerzo. Este enfoque orientado a los hechos ayuda en la fase de planificación a determinar si subcontratar el proyecto externamente tendría más sentido por razones de costes que procesarlo internamente. Alternativamente, los costos de personal promedio aproximados para los tomadores de decisiones proporcionan cálculos con respecto al sentido económico de los proyectos.
Los responsables de RR.HH., directores de proyectos o gestores de recursos tienen esta tarea
Empresas de todos los tamaños se enfrentan al mismo desafío en la práctica diaria. Los proyectos y pedidos de los clientes deben planificarse de forma fiable en el primer paso y ejecutarse de forma eficiente más adelante. Si bien en la fase de planificación se hacen preguntas de antemano sobre la capacidad de trabajo y los requisitos de recursos, en la fase de ejecución es importante que todos los planes y elaboraciones puedan implementarse de manera efectiva.
En este punto, a menudo surgen desafíos en la vida laboral diaria. Por ejemplo, no todos los miembros de un equipo están disponibles para un proyecto debido a una enfermedad u otros compromisos. Si las máquinas y dispositivos no están disponibles según lo previsto debido a trabajos de mantenimiento, también pueden producirse cuellos de botella.
Además de planificar los amortiguadores debido a factores y cuellos de botella internos y externos, los gerentes de recursos, el personal de recursos humanos y los ejecutivos son responsables de tener en cuenta los deseos y requisitos de los líderes de equipo con autoridad para dar instrucciones, de los superiores y de la dirección de la empresa y reflejarlos de la mejor manera. manera posible en la planificación de recursos.
¿Cómo funciona la planificación de recursos en recursos humanos?
La planificación de recursos estructurada profesionalmente responde a la pregunta de cómo se pueden asignar de manera óptima los recursos existentes en los proyectos existentes. El objetivo de una planificación estricta es maximizar la eficiencia del proyecto. Al mismo tiempo, se debe garantizar que se asignen suficientes recursos para implementar y completar con éxito el proyecto. En la gestión de recursos, se hace una distinción principalmente entre:
- Recursos materiales, como equipos de trabajo o materias primas en el proceso productivo.
- Recursos humanos, en otras palabras el “recurso humano”.
- Inversiones que sean necesarias para alcanzar los objetivos marcados.
¿Qué técnicas existen para la planificación de recursos?
Con la asignación de recursos, la comparación de recursos y la previsión de recursos, las empresas disponen de tres técnicas útiles y probadas para la planificación de recursos que se pueden aplicar al cálculo prospectivo de los recursos humanos.
1. Asignación de recursos
Una de las técnicas más prometedoras para la planificación de recursos humanos es la asignación de recursos. Si se implementa correctamente, esta metodología promete una utilización casi máxima de todos los recursos humanos. La asignación de recursos se centra principalmente en dos cuestiones:
- ¿Cuántos empleados hay actualmente disponibles en la empresa para las tareas del proyecto?
- ¿Qué habilidades y capacidades laborales tienen los empleados?
- ¿Hay demasiados empleados con las cualificaciones adecuadas que deberían ser reubicados mediante subcontratación ?
Para garantizar la seguridad y claridad de la planificación, se recomienda utilizar un programa de planificación digital a la hora de asignar recursos. Los modernos programas ERP (Enterprise Resource Planning) ofrecen, entre otras cosas, la posibilidad de registrar detalladamente los recursos materiales y humanos y estructurarlos claramente. A través de informes claros, el software puede visualizar qué recursos humanos están disponibles para proyectos individuales.
2. Nivelación de recursos
El método de comparación de recursos se basa principalmente en registrar todas las habilidades y cualificaciones de los empleados de la empresa. Una comparación de recursos analiza específicamente si los recursos de los empleados se utilizan de manera ineficiente dentro de la empresa. Si un empleado tiene capacidad de trabajo y las cualificaciones profesionales adecuadas, se le puede contratar para otros proyectos.
Ejemplo: en el área de producción de pintura de vehículos, los empleados necesitan fuertes habilidades de TI para controlar la producción automatizada. Se espera que un empleado especializado esté de baja durante tres meses debido a un accidente laboral. Otro empleado que trabaja en el área de inspección final tiene calificaciones acreditadas en el área de tecnología de TI/automatización. Debido a la alineación de recursos, este empleado puede ser asignado temporalmente al área de producción de pintura de vehículos. De esta forma, es posible compensar la enfermedad dentro de la empresa y sin contratar ayuda externa.
3. La previsión de recursos
Una proyección o previsión en materia de recursos humanos es otra metodología que asegura una planificación profesional de los recursos. Además de la planificación del proyecto a corto plazo, la planificación a largo plazo y el cálculo de posibles escenarios del proyecto ayudan a crear una previsión de recursos. El requisito básico para ello es el amplio conocimiento especializado del director del proyecto y de todos los empleados implicados en cuanto a capacidad de trabajo, esfuerzo, riesgos y estructuras de equipo.
Una evaluación objetiva del producto, el mercado y las actividades de la competencia ayuda a crear un pronóstico de recursos que proporciona indicaciones válidas de cuán alto será el nivel de despliegue de personal en el futuro. El software ERP y la comunicación y coordinación específicas entre todos los involucrados ayudan a los gerentes de proyectos, líderes de equipos y gerentes de recursos a construir proyecciones válidas. En la gestión internacional de recursos humanos , la previsión de recursos puede ahorrar costes elevados si se utilizan las cualificaciones de los empleados en todo el mundo a través de procesos digitalizados.
Resumen: así es como una gestión de recursos bien pensada fortalece tu despliegue de personal
Una planificación estricta de los recursos humanos es uno de los parámetros más importantes para empresas de todos los tamaños. Sin personal bien formado y motivado, los objetivos de la empresa no se pueden alcanzar. Los recursos humanos son un aspecto importante de la planificación de proyectos. Junto con la planificación de los recursos materiales necesarios y el cálculo prospectivo de las inversiones, la gestión de recursos se completa. Por lo tanto, una gestión eficiente de los recursos tiene un impacto integral en el logro de los objetivos del proyecto.
Los gerentes de proyecto o gerentes de recursos son responsables de planificar profesionalmente el recurso humano como un parámetro importante para garantizar que se alcancen los objetivos de la empresa. Sus responsables brindan soporte efectivo a soluciones de software como programas ERP o software digital para la planificación de recursos.
A través de una asignación sensata de recursos, la alineación de recursos o la previsión de los recursos necesarios para un proyecto, los gerentes de proyecto responsables ayudan a garantizar que se cumplan los costos planificados y que los objetivos del proyecto estén enfocados.
No hay duda de que la gestión de recursos no puede diseñarse de manera perfecta y óptima debido a circunstancias externas o internas. Por este motivo, es importante que todos los empleados involucrados en el proceso acepten los cambios en la planificación de recursos humanos con un alto grado de flexibilidad y orientación a soluciones. Esto requiere estructuras de comunicación sostenibles y que funcionen en la empresa.
Básicamente, la fuerza laboral, así como su motivación y cualificación en cada empresa son cruciales para alcanzar y superar los objetivos. En resumen, el correcto uso de los recursos humanos disponibles en la empresa contribuye decisivamente a hacer avanzar con éxito los proyectos desde la planificación, pasando por la fase de puesta en marcha hasta la implementación.
En lugar de poner demasiado énfasis en la programación o el contenido del proyecto, siempre se debe dedicar suficiente tiempo a una planificación eficaz de los recursos humanos. Una lista objetiva de requisitos de recursos conduce a un logro de objetivos más rápido y a una satisfacción duradera de los empleados. Esto se debe principalmente a que los empleados se despliegan en los proyectos de forma orientada a objetivos, en lugar de tener que trabajar demasiado debido a cuellos de botella. No existe otra alternativa a la planificación profesional de recursos para implementar todos los objetivos de la gestión de proyectos y planificar los recursos humanos de forma sensata y sistemática.