¿Qué es lo que hace un programa de gestión documental? Una buena pregunta que muchas empresas se preguntan. En la actualidad, muchas compañías con independencia del tamaño, lo que hacen es trabajar con toda clase de documentos, los cuales se hacen complicados de poder tener control sobre ellos.
Por todo ello, es complicado hacer una buena gestión de los mismos, pues lo que se quiere es evitar que el negocio pase a ser algo caótico que después sea complicado salir de ello.
Una parte importante de que una empresa tenga éxito es que sepa organizarse y que las labores administrativas estén bien dirigidas. Con las nuevas tecnologías es más fácil lograrlo y aquí es donde la gestión de los documentos, puede hacer mucho bien por la empresa.
En nuestro caso tuvimos que pasar bastantes semanas buscando, hasta que encontramos programesdegestio.cat en la red de redes, donde nos convencieron principalmente por el interés que pusieron en adaptarse a las necesidades que tenía nuestra empresa de repuestos de vehículos.
Las nuevas tecnologías nos ayudan
Como os decía, si el negocio te va bien y tienes mucho volumen es para estar contentos, pero no hay que olvidar que eso significa más trabajo y al final, tras mucho pensarlo dimos el salto a optar por la tecnología, pero esto no es posible sin que detrás tengas a una empresa que te asesore y te ayude. La gestión de documentos moderna y efectiva es necesaria.
Estamos ante una manera nueva de trabajar con la documentación y se hace gracias a los documentos que pueden ser electrónicos e imágenes digitalizadas de las que se reciben en papel.
Ahora ya no tienes que estar por el taller con aquellas filas y columnas de facturas que ocupaban media oficina y es digno de agradecer.
Mucha gente que todavía no ha optado por la digitalización se pregunta cuales son esas ventajas tan importantes que tiene la digitalización. Lo cierto es que es algo bastante más fácil de lo que pudiésemos pensar. Vamos a profundizar más en el tema.
¿Qué es realmente la gestión de documentos?
Se puede decir de forma resumida que es un grupo de normas que se usan por las empresas para la gestión de toda clase de documento que puedan recibir o generar. Lo que hay que hacer es tratar de conservar y organizar la documentación para luego poder recuperarla cuando sea necesario.
No olvidemos que con la gestión de documentos se logra que los documentos relacionados puedan vincularse con facilidad, sin que haya que contactar con los diferentes departamentos de la entidad.
¿Qué es lo que hace un tipo de programa de gestión de documentos?
Una vez de ver qué es la gestión de documentos, parece evidente el pensar que este tipo de programa básicamente es una aplicación que se encarga de organizar y administrar la totalidad de documentos de una organización.
Todo esto permite que se pueda trabajar con la totalidad de documentación de la compañía, sin que haya que recurrir a engorroso papeleo.
El programa va a funcionar como almacén o repositorio con el que tener acceso fácil a los documentos, para poder cambiarlos o compartirlos.
Por lo general se suelen establecer una serie de restricciones en los diferentes usuarios, de tal forma que se pueda tener control sobre quien va a tener acceso a los documentos, lo que le da bastante seguridad para proteger los datos.
Es posible integrar distintas aplicaciones, de tal forma que se puede implementar un flujo de información sin que haya interrupciones entre las diferentes plataformas.
¿Qué beneficios tienen los programas de gestión de documentos?
La ventaja que podemos subrayar y que es más fácil de ver es que las tareas administrativas son más fáciles al tener la totalidad de documentos que se necesitan en la pantalla.
Al tener unos sistemas bastante bien estructurados, donde los programas lo que hacen es ayudarnos a encontrar lo que buscamos con facilidad.
Las aplicaciones son buenas para sacar la información que se quiere de los documentos que se tengan archivados, además de usarla en lo que se necesite.
Se puede enviar de forma sencilla la información a otra serie de personas, tanto fuera como dentro de la empresa. Hablamos de poder compartir datos sin utilizar papel y menos todavía las clásicas fotocopias.
Esto hace que sean ya parte del pasado esos archivos sin orden que nunca aparecen cuanto más se necesitan. Ahorramos tiempo en buscar lo perdido y el trabajo tiene más eficacia. Así que ya sabes, no lo dudes e incorpóralo a tu empresa.
