Crear una empresa es todo un proceso. Lleno de recovecos y burocracia, la constitución de una empresa implica algo más que tener una idea, adquirir los materiales y lo necesario para ofrecer el bien o servicio y contratar personal. Para que una empresa pueda funcionar, necesita una escritura de constitución de la empresa. Un documento fundamental en el proceso de creación de una sociedad. Evidentemente, en el caso de los autónomos no es necesario.
Este instrumento público que se otorga ante notario formaliza la existencia de la entidad creada y regula aquellos aspectos clave como son la identidad de los socios que la componen, el objeto social y el capital social inicial.
La escritura de constitución de una empresa consiste en el documento oficial que concede vida jurídica a una sociedad. Se concede ante notario y, posteriormente, se inscribe en el registro mercantil, con lo que la empresa en cuestión obtiene plena validez a efectos legales. En la misma se incluyen elementos esenciales como la denominación social de la empresa, los socios fundadores de la misma, la distribución de las participaciones o acciones y los estatutos sociales con los que se regulará el funcionamiento interno de la empresa o sociedad.
En nuestro país, hacer una escritura de constitución es obligatorio en toda sociedad mercantil, como es el caso de las Sociedades de Responsabilidad Limitada (SL), las Sociedades Anónimas (SA), las Sociedades Comanditarias y las Sociedades Laborales.
Puesto que se trata de un aspecto fundamental a la hora de crear una empresa y su consiguiente sociedad, queremos aprovechar este artículo para adentrarnos en este proceso tan conocido como desconocido al mismo tiempo. La creación de la constitución de una sociedad implica el cumplimiento de una serie de requisitos previos a la firma de la escritura, como veremos a continuación.
Los deberes hechos
Hemos entrado en Pérez Juan Notaría, donde su equipo de expertos ofrece todo tipo de servicios notariales, para que nos hablen de los requisitos previos a la constitución de una sociedad. Antes de acudir a la oficina del notario, donde hay que firmar estas escrituras, hay que hacer una serie de deberes que deben llevarse completados a la firma.
En primer lugar, hacer la elección del nombre de la empresa y solicitar el certificado negativo de denominación social en el Registro Mercantil Central. Con este certificado se garantiza que el nombre no se encuentra registrado por ninguna otra sociedad.
A continuación, toca la aportación del capital social, que difiere de una sociedad a otra. Para una SL, el mínimo que se requiere en la actualidad, como establece la Ley 18/2022, es de un euro, aunque con algunas limitaciones hasta alcanzar los tres mil. Para una SA, el mínimo del capital es de sesenta mil euros, de los cuales hay que desembolsar un mínimo del veinticinco por ciento a la hora de la constitución de la empresa.
Realizados estos dos pasos, llega el momento de redactar los estatutos. Estas son las normas internas de la sociedad en las que se deben incluir el objeto social de la empresa, es decir, la actividad principal; el domicilio social; la duración de la sociedad; y la estructura de la administración.
Por último, antes de acudir a la notaría, hay que obtener el CIF provisional; el código de identificación fiscal se solicita en la Agencia Tributaria para poder dar inicio a la actividad de la sociedad.
El contenido de unas escrituras de constitución debe incluir lo que sigue a continuación:
- Identificación de los socios fundadores. Se especifica el nombre, los apellidos y el DNI/NIE de los socios como personas físicas o el CIF y la razón social, si se trata de personas jurídicas.
- Denominación Social que tiene que coincidir con el nombre previamente registrado en el certificado que ha expedido el Registro Mercantil.
- Objeto social, que detalla la actividad económica principal que se va a desarrollar en la empresa.
- Capital Social, con el importe del capital social, la modalidad de aportación en forma de dinero, bienes o derechos y la distribución de participaciones entre los socios.
- Domicilio social, quedando especificada la dirección en la que se encuentra la sede principal de la empresa.
- Estatutos sociales: Las normas por las que se rige el funcionamiento interno de la empresa, en las que se incluyen la estructura de administración y la relación entre los socios.
- Nombramiento de los administradores, identificándose las personas responsables de la gestión de la sociedad: administrador único, solidario o mancomunado.
El procedimiento a seguir a la hora de firmar y registrar la escritura es firmar ante notario. Una vez se ha recabado y completado toda la documentación necesaria, los socios fundadores tienen que acudir a la notaría para firmar la escritura. A continuación, se paga el impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD); aunque la constitución de sociedades se encuentra exenta del pago de este impuesto, es obligatorio presentar el modelo correspondiente para formalizar la exención.
Luego se procede a realizar la correspondiente inscripción en el Registro Mercantil, siendo el notario el encargado de enviarla de manera que la sociedad adquiera su personalidad jurídica. Tras esta inscripción, se solicita el CIF definitivo en la Agencia Tributaria.
Para que todo este jaleo burocrático se lleve a cabo de forma eficiente, es buena idea verificar la disponibilidad del nombre y asegurarse de ello antes de iniciar los trámites. Así mismo, es fundamental definir con claridad el objeto social para evitar que se produzcan problemas legales en el futuro. Aportar el capital requerido y cumplir con las limitaciones impuestas, si es el caso. Por supuesto, lo mejor a la hora de llevar a cabo este trámite es asesorarse con profesionales que ayudan a evitar los errores y garantizan el cumplimiento de la normativa.
La escritura de constitución de una empresa es un paso clave cuando se trata de crear una empresa. A consecuencia de los cambios recientes en cuestiones legales, este proceso se ha convertido en algo más accesible y ágil, sobre todo en el caso de las pequeñas empresas, aunque es fundamental que se cumplan todos los requisitos legales y contar con un buen asesoramiento profesional en todo momento.
Matices sobre la escritura de constitución de una empresa
Como decimos, la escritura de constitución de una empresa es un documento oficial. Este documento proporciona la existencia legal necesaria para una sociedad en nuestro país. Se otorga ante notario y tiene que inscribirse en el Registro Mercantil para que la empresa pueda adquirir personalidad jurídica. En este documento se incluye toda la información relevante sobre la empresa, como la denominación social, sus socios fundadores, el capital social, los estatutos y su objeto social. Sin este documento, la sociedad no puede ejercer sus funciones de forma legal, ni contratar a los empleados que sean necesarios. Se trata, por lo tanto, de un paso esencial a la hora de crear una empresa, puesto que garantiza su cumplimiento normativo al mismo tiempo que protege los derechos de los socios.
Se trata de un documento necesario, debido a que formaliza la existencia de la empresa ante la ley y garantiza que se encuentra inscrita en el Registro Mercantil. Sin estas escrituras, la sociedad no puede operar de forma legal, ni abrir cuentas bancarias u obtener su CIF definitivo. Del mismo modo que en ellas quedan establecidas las reglas internas de funcionamiento a través de los estatutos sociales, con lo que se evitan los posibles conflictos futuros entre los socios participantes. Además de que con la escritura de constitución de una empresa se permite el acceso a la financiación y la firma de contratos en nombre de la sociedad, lo que proporciona mayor seguridad jurídica en los negocios.
De ahí que deba ser firmada por todos los socios fundadores de la empresa. Estos socios pueden ser tanto personas físicas como jurídicas y la firma se lleva a cabo ante notario, encargado de dar fe de la validez del documento. En el mismo escrito tienen que firmar también el administrador o administradores designados en los estatutos. En aquellos casos en los que exista aportación no dineraria al capital social, es necesario que intervenga un experto que valore los bienes. Resulta indispensable que los firmantes muestren sus documentos de identidad y, de actuar en representación de una sociedad, la documentación que lo acredite.
Las escrituras de constitución se firman en una notaría, donde el notario se encarga de certificar la autenticidad del documento y verifica que cumple con la normativa vigente. Tras la firma, el notario envía la escritura al Registro Mercantil, si es posible, por vía telemática, para agilizar el proceso.
Dentro de los errores comunes a la hora de realizar este proceso, es muy habitual no verificar la disponibilidad del nombre de la empresa, definir un objeto social ambiguo, no especificar la distribución de participación entre los socios, redactar unos estatutos poco detallados y no incluir cláusulas sobre la gestión y administración de la sociedad.
Errores tan comunes como evitables si se recurre a profesionales del derecho especializados en derecho mercantil. En resumidas cuentas, montar una empresa más que difícil puede resultar aburrido debido al papeleo previo, algo que se resuelve con la ayuda de profesionales.
